Đổi chỗ ngồi, chuyển văn phòng: làm gì với phần mình quyết được
Công ty chuyển văn phòng, hoặc phòng bạn đổi sơ đồ chỗ ngồi. Bạn nhận được một cái bàn mới, ở một chỗ mình không chọn, cạnh những người mình không chọn.
Đây là tình huống người đi làm gặp nhiều lần trong đời, và phần bạn quyết được thì nhỏ nhưng không phải bằng không. Bài này nói về đúng phần ấy.
Trước khi chuyển: hỏi và chuẩn bị
Làm sớm thì đỡ mất đồ và đỡ mất mấy ngày đầu.
Hỏi sơ đồ chỗ ngồi trước nếu có. Biết mình ngồi đâu thì biết cần mang gì — và biết có nên mang bớt về nhà không.
Hỏi mình được mang gì và bỏ gì. Nhiều nơi có quy định về đồ cá nhân trên bàn, nhất là văn phòng dùng chung hoặc bàn luân phiên.
Bỏ bớt trước khi đóng gói, đừng chuyển rác sang chỗ mới. Đây là dịp hiếm để dọn.
Tự cầm theo thứ quan trọng: giấy tờ, ổ cứng, thuốc, và món có giá trị tình cảm. Thùng chuyển văn phòng hay thất lạc.
Chụp ảnh bàn cũ nếu bạn muốn dựng lại cách sắp — nghe thừa nhưng nó tiết kiệm được cả buổi ở chỗ mới.
Ngày đầu ở chỗ mới
Làm bốn thứ đo được trước, phần còn lại tính sau.
Ánh sáng: có bị chói vào màn hình không, có ngược sáng khi họp trực tuyến không. Xoay màn hình vài độ thường giải quyết được.
Ghế và độ cao bàn: chỉnh ngay ngày đầu, đừng chịu đựng rồi quen. Loạt bài đã có mục riêng về mấy con số đo theo người chứ không theo bảng.
Ổ cắm và dây: đủ chỗ cắm, dây không vắt ngang lối đi. Đây là phần an toàn, không phải phần tiện nghi.
Tiếng ồn: ngồi thử một lúc vào giờ đông nhất để biết mình đang ở vùng nào.
Và lối ra vào: biết lối thoát hiểm gần nhất ngay ngày đầu, vì ở chỗ mới thì không ai nhớ đường khi có việc gấp.
Chỗ ngồi không chọn được thì làm gì
Loạt bài đã có một mục riêng về chuyện này; đây là phần bổ sung cho lúc vừa đổi chỗ.
Xác định cái gì đổi được: hướng màn hình, chỗ để đồ, đèn bàn, cách sắp mặt bàn. Bốn thứ này gần như luôn trong tay bạn.
Cái không đổi được thì thôi: hướng bàn, vị trí trong phòng, ai ngồi cạnh. Dồn sức vào đó là dồn vào chỗ không nhúc nhích.
Nếu có vấn đề thật thì nêu bằng lý do đo được: chói màn hình, tiếng ồn ảnh hưởng gọi điện, lối đi vướng. Nêu theo kiểu ấy thì được xử; nêu theo cảm giác thì thường không.
Đề nghị thử trước rồi mới xin đổi hẳn — nhẹ hơn và dễ được đồng ý hơn.
Và cho mình vài tuần. Phần lớn cảm giác khó chịu ban đầu là do lạ chỗ, và nó tự hết.
Bày đồ ở bàn mới
Phần cá nhân, và có mấy ranh giới nên biết.
Ít và gọn ở tuần đầu. Xem người xung quanh bày tới mức nào rồi hẵng thêm — đây là cách đọc văn hoá chỗ làm nhanh nhất.
Tránh món quá riêng tư ở bàn nhìn thấy từ lối đi hoặc từ chỗ tiếp khách.
Món có ý nghĩa cá nhân thì để nhỏ và không phô. Loạt bài đã có mục riêng về đeo và bày đồ có ý nghĩa khi đi làm, gồm cả chuyện đồng nghiệp hỏi.
Đừng chiếm phần bàn chung hoặc phần vách ngăn của người bên cạnh, dù chỉ vài phân.
Và nhớ bàn luân phiên thì mọi thứ phải cất được cuối ngày — chọn món theo đó ngay từ đầu.
Phần con người, thường quan trọng hơn phần chỗ ngồi
Nói thẳng vì nó là phần quyết định bạn thấy chỗ mới thế nào.
Chào người ngồi quanh trong ngày đầu. Một câu ngắn là đủ, và nó đổi hẳn mấy tuần sau đó.
Hỏi mấy quy ước không ai viết ra: giờ ăn trưa, chỗ để đồ chung, ai quản phòng họp, có ai làm ca sớm cần yên tĩnh không.
Nếu ngồi cạnh người có thói quen khác mình — gọi điện to, nghe nhạc, ăn tại bàn — thì nói sớm, nhẹ, và nói trực tiếp với họ trước khi nói với ai khác.
Đừng lấy chuyện phong thuỷ ra làm lý do xin đổi chỗ ở nơi làm việc, trừ khi bạn biết chắc chỗ đó chấp nhận cách nói ấy. Nêu bằng lý do đo được vẫn là đường ngắn nhất tới kết quả.
Và cho mọi người thời gian. Sơ đồ mới thì ai cũng đang lạ, không riêng bạn.
Khi bạn là người xếp sơ đồ chỗ ngồi
Viết cho người quản lý hoặc chủ một văn phòng nhỏ.
Hỏi trước vài câu đo được: ai hay gọi điện, ai cần yên tĩnh để tập trung, ai hay có khách tới. Ba câu đó xếp được phần lớn sơ đồ.
Đừng xếp theo thứ bậc mà xếp theo việc. Người làm cùng một luồng công việc ngồi gần nhau thì cả phòng đỡ đi lại.
Công bố sơ đồ trước khi chuyển, và nói rõ tiêu chí xếp. Không nói tiêu chí thì ai cũng tự suy ra một lý do, và lý do người ta tự suy thường tệ hơn lý do thật.
Chừa một khoảng để điều chỉnh sau vài tuần — báo trước rằng sẽ có đợt chỉnh thì người chưa ưng cũng đỡ căng.
Và nếu có người nêu lý do tín ngưỡng hoặc nếp riêng thì nghe cho hết trước khi trả lời; đổi được mà không ảnh hưởng ai thì đổi, không đổi được thì nói thẳng lý do.
Ba điều gọn lại
Một, làm bốn thứ đo được trong ngày đầu — ánh sáng, ghế và độ cao bàn, ổ cắm và dây, tiếng ồn — rồi mới tính tới cảm giác.
Hai, có vấn đề thật thì nêu bằng lý do đo được: chói màn hình, tiếng ồn ảnh hưởng gọi điện, lối đi vướng — nêu theo cảm giác thì thường không được xử.
Ba, phần lớn cảm giác khó chịu ban đầu là do lạ chỗ và nó tự hết, nên cho mình vài tuần trước khi kết luận.