Ngày đầu ở chỗ làm mới: sắp chỗ ngồi và mấy phép lịch sự nên biết
Ngày đầu ở một chỗ làm mới, bạn được chỉ vào một cái bàn và nói: chỗ của em đây. Từ lúc đó, mọi thứ bạn đặt lên bàn, mọi thói quen bạn mang theo, đều được người xung quanh nhìn thấy — trong khi bạn chưa biết gì về nếp của nơi này.
Bài này nói về mấy tuần đầu: sắp chỗ ngồi thế nào, quan sát gì trước khi bày biện, và mấy phép lịch sự ở không gian dùng chung mà không ai dạy nhưng ai cũng để ý.
Tuần đầu: quan sát trước, bày sau
Lời khuyên gọn nhất cho ngày đầu là đừng bày gì cả, ngoài những thứ cần cho việc.
Lý do rất thực tế: bạn chưa biết văn phòng này bày nhiều hay bày ít, có ai dị ứng mùi không, có quy định gì về đồ cá nhân không, và chỗ ngồi này có phải chỗ cố định không. Nhiều người dọn vào rồi mới biết mình sẽ được chuyển bàn sau một tháng.
Trong tuần đầu, nhìn quanh mà không hỏi cũng đã biết khá nhiều: bàn của người khác có gì, ai có cây, ai có ảnh gia đình, có ai để đồ mang tính tín ngưỡng không. Mức bày của người xung quanh chính là mức an toàn cho bạn.
Và nếu định mang nhiều thứ, chia làm hai đợt: đợt một là thứ cần cho công việc, đợt hai sau vài tuần là thứ cho dễ chịu.
Bốn thứ đáng sắp ngay từ đầu
Trong khi chưa bày biện gì, có bốn thứ nên chỉnh ngay vì chúng ảnh hưởng tới cả ngày làm việc.
Chiều cao ghế và tầm màn hình. Chân chạm đất, khuỷu tay ngang mặt bàn, mép trên màn hình ngang tầm mắt. Mười phút chỉnh lúc đầu tiết kiệm được rất nhiều đau vai gáy về sau.
Hướng ngồi so với cửa và lối đi. Nếu chọn được, tránh ngồi quay lưng ra lối đi đông người — không phải vì kiêng gì, mà vì cứ bị giật mình thì khó tập trung. Nếu không chọn được, một tấm chắn nhỏ hoặc một chậu cây đặt đúng chỗ giải quyết được phần lớn.
Ánh sáng. Ngồi quay lưng vào cửa sổ thì màn hình bị loá; ngồi đối diện cửa sổ thì chói mắt. Xoay màn hình vuông góc với cửa sổ là cách đơn giản nhất.
Ổ cắm và dây. Biết ổ nào của mình, dây đi đâu, và đừng để dây vắt ngang lối đi. Đây vừa là an toàn vừa là phép lịch sự với người đi qua.
Bày gì trên bàn: mức vừa phải
Nguyên tắc dùng được ở hầu hết nơi làm việc: một hai món cá nhân là dễ chịu, cả một bộ sưu tập thì không.
Món nhỏ, gọn, không mùi, không phát sáng nhấp nháy, không chiếm chỗ chung — đó là mô tả của một món hợp bàn làm việc. Ảnh gia đình khổ nhỏ, một cây nhỏ, một món kỷ niệm.
Với món mang ý nghĩa tín ngưỡng, cân nhắc thêm một bước. Ở nơi làm việc, người ngồi cạnh không chọn được việc nhìn thấy nó mỗi ngày, và không phải ai cũng thoải mái. Nhiều người chọn cách để trong ngăn kéo hoặc chọn món đeo — riêng tư hơn và không đặt ai vào thế phải có ý kiến.
Và tránh hẳn hai thứ ở bàn chung: đồ có mùi mạnh, và đồ phát ra tiếng. Hai thứ này người khác không tránh được, khác với thứ chỉ để nhìn.
Không gian dùng chung: mấy phép lịch sự không ai dạy
Đây là phần quyết định người ta thấy dễ chịu hay khó chịu với bạn trong mấy tuần đầu, nhiều hơn cả chuyện làm việc giỏi hay không.
Bếp và tủ lạnh. Rửa đồ của mình ngay, dán tên lên hộp thức ăn, và đừng để đồ quá hạn trong tủ lạnh chung. Đồ ăn có mùi mạnh thì cân nhắc giờ ăn và chỗ ăn.
Máy in và văn phòng phẩm. Lấy giấy in xong thì lấy hết, đừng để chồng giấy của mình nằm ở khay. Hết giấy thì thay.
Phòng họp. Trả phòng đúng giờ, xoá bảng, thu dọn cốc.
Âm lượng. Nghe nhạc bằng tai nghe, gọi điện dài thì ra ngoài hoặc vào phòng riêng. Ở văn phòng mở, giọng nói lan xa hơn người nói tưởng rất nhiều.
Mấy việc này nhỏ tới mức không ai nhắc, nhưng chúng được ghi nhận rất kỹ với người mới.
Khi nơi làm việc có nếp mà bạn chưa biết
Nhiều văn phòng có những nếp không viết ra: bàn thờ Thần Tài ở quầy lễ tân và ai lo, ngày đầu tháng có nghi thức gì không, có tục mừng khai xuân không, ai ngồi đâu trong bữa ăn chung.
Cách hỏi tự nhiên nhất là hỏi một người cùng cấp, đi vào việc cụ thể: "Ở đây đầu tháng mọi người có làm gì không anh?" Hỏi cụ thể được trả lời cụ thể; hỏi chung chung về văn hoá công ty thì nhận được câu chung chung.
Nếu có nếp mà bạn không theo — vì tín ngưỡng khác, hoặc vì đơn giản là không muốn — thì cách êm nhất là không phản đối và cũng không giả vờ: vẫn góp phần chuẩn bị nếu là việc chung, còn phần nghi thức thì đứng ngoài một cách tự nhiên. Phần lớn nơi làm việc không ai để ý tới chuyện đó nếu bạn không biến nó thành đề tài.
Chỗ ngồi không như ý
Chuyện rất thường với người mới: bị xếp vào chỗ tệ nhất — sát nhà vệ sinh, dưới điều hoà thổi thẳng, cạnh máy in, hoặc quay lưng ra cửa chính.
Trong vài tuần đầu, đừng đề nghị đổi chỗ. Đây là thời gian bạn chưa có vốn để xin gì, và đề nghị đổi chỗ sớm dễ bị đọc là khó chiều.
Thay vào đó, xử phần xử được: hướng gió điều hoà có chỉnh được không, một tấm chắn nhỏ, đổi hướng màn hình, tai nghe chống ồn. Rất nhiều bất tiện giải quyết được mà không cần đổi bàn.
Khi đã quen việc và quen người, nếu vẫn thấy vướng thì đề nghị — và đề nghị bằng lý do công việc, không bằng lý do cảm giác: chỗ này em khó nghe điện thoại khách vì máy in ngay cạnh.
Khi bạn là người đón người mới
Phía bên kia của câu chuyện, và nó rẻ hơn nhiều so với việc để người mới tự mò.
Ba việc đáng làm trong ngày đầu của họ: chỉ chỗ thật sự cần biết — nhà vệ sinh, bếp, chỗ để xe, ổ điện; nói cho họ mấy nếp không viết ra của văn phòng; và giới thiệu họ với những người họ sẽ làm việc cùng, kèm một câu về việc mỗi người phụ trách gì.
Và nếu chỗ ngồi của họ có bất tiện đã biết trước — dưới điều hoà, cạnh máy in — thì nói thẳng ngay từ đầu kèm cách xử. Người mới biết trước sẽ thấy được quan tâm; người tự phát hiện ra sẽ thấy mình bị đẩy vào chỗ xấu.
Sau ba tháng: lúc nhìn lại chỗ ngồi
Mốc này đáng để dừng một nhịp, vì tới lúc đó bạn đã biết công việc chạy thế nào và biết mình thật sự cần gì ở chỗ ngồi.
Ba câu đáng tự hỏi: thứ gì trên bàn mình chưa từng dùng tới trong ba tháng qua; chỗ nào trong ngày mình thấy khó chịu nhất và nó đến từ đâu; và có việc gì mình đang làm ở chỗ bất tiện mà chuyển chỗ thì dễ hơn.
Đây cũng là lúc hợp lý để đề nghị điều chỉnh nếu cần — sau ba tháng thì đề nghị của bạn được nghe khác hẳn so với tuần đầu, nhất là khi nó đi kèm một lý do liên quan tới công việc.
Ba điều gọn lại
Một, tuần đầu quan sát trước, bày sau. Mức bày của người xung quanh là mức an toàn cho bạn.
Hai, chỉnh ghế, màn hình, ánh sáng và dây điện ngay từ đầu — bốn thứ này ảnh hưởng cả ngày làm việc.
Ba, đừng xin đổi chỗ trong mấy tuần đầu. Xử phần xử được trước, và khi cần đề nghị thì đề nghị bằng lý do công việc.